第三章  会计软件的应用

【基本要求】

    1. 掌握会计软件的应用流程

    2. 掌握会计软件的初始化应用

    3. 掌握会计软件主要功能模块的应用，包括账务处理、固定资产管理、工资管理、应付管理、应收管理、报表管理等模块
【考试内容】

    第一节  会计软件的应用流程

    会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。

    一、系统初始化

    （一）系统初始化的特点和作用

    系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。

    系统初始化是会计软件运行的基础。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。

    系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。

    （二）系统初始化的内容

    系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。

    1.系统级初始化

    系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不

特定专属于某个模块。

    系统级初始化内容主要包括：（1）创建账套并设置相关信息；（2）增加操作员并设置权限；（3）设置系统公用基础信息。

    2.模块级初始化

    模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。

    模块级初始化内容主要包括：（1）设置系统控制参数；（2）设置基础信息；（3）录入初始数据。

    二、日常处理

    （一）日常处理的含义

    日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。

    （二）日常处理的特点

    1.日常业务频繁发生，需要输入的数据量大；

    2.日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。

    三、期末处理

    （一）期末处理的含义

    期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。

    （二）期末处理的特点

    1.有较为固定的处理流程；

    2.业务可以由计算机自动完成。

    四、数据管理

    在会计软件应用的各个环节均应注意对数据的管理。

    （一）数据备份

    数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。

    （二）数据还原

    数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。

    第二节  系统级初始化

    系统级初始化包括创建账套并设置相关信息、增加操作员并设置权限、设置系统公用基础信息等内容。

    一、创建账套并设置相关信息

    （一）创建账套

    账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等等。一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。

    建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。

    （二）设置账套相关信息

    建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。

    （三）账套参数的修改

    账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此，对账套参数的修改应当谨慎。

    二、管理用户并设置权限

    （一）管理用户

    用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。

管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。

    （二）设置权限

    在增加用户后，一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据。

    三、设置系统公用基础信息

    设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。

    （一）设置编码方案

    设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。

    （二）设置基础档案

    设置基础档案是后续进行具体核算、数据分类、汇总的基础，其内容一般包括设置企业部门档案、职员信息、往来单位信息、项目信息等。

    1.设置企业部门档案

    设置企业部门档案一般包括输入部门编码、名称、属性、负责人、电话、传真等。其目的是方便会计数据按照部门进行分类汇总和会计核算。

    2.设置职员信息

    设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，其目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。

    3.设置往来单位信息

    往来单位包括客户与供应商。

    设置客户信息是指对与企业有业务往来核算关系的客户进行分类并设置其基本信息，一般包括输入客户编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业录入、统计和分析客户数据与业务数据。

    设置供应商信息是指对与企业有业务往来核算关系的供应商进行分类并设置其基本信息，一般包括输入供应商编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业对采购、库存、应付账款等进行管理。

    4.设置项目信息

    项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管

理。设置项目信息，一般包括定义核算项目，建立项目档案，输入其名称、代码等。

    （三）设置收付结算方式

    设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码、结算方式名称等。其目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式，方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。

    （四）设置凭证类别

    设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。

    凭证类别设置完后，用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别校验的标准，供系统对录入的记账凭证进行输入校验，以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。

    在会计软件中，系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。

    凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。

    在记账凭证录入时，如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，则系统会提示错误，要求修改，直至符合为止。

    （五）设置外币

    设置外币是指当企业有外币核算业务时，设置所使用的外币币种、核算方法和具体汇率。用户可以增加、删除币别。通常在设置外币时，需要输入币符、币名、固定汇率或浮动汇率、记账汇率和折算方式等信息。

    （六）设置会计科目

    设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入到系统中，并按照企业核算要求和业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。

    1.增加、修改或删除会计科目

    系统通常会提供预置的会计科目。用户可以直接引入系统提供的预置会计科目，在此基础上根据需要，增加、修改、删除会计科目。如果企业所使用的会计科目与预置的会计科目相差较多，用户也可以根据需要自行设置全部会计科目。

    增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。

    删除会计科目时，必须先从末级会计科目删除。删除的会计科目不能为已经使用的会计科目。

    2.设置科目属性

    （1）会计科目编码

    会计科目编码按照会计科目编码规则进行。在对会计科目编码时，一般应遵守唯一性、统一性和扩展性原则。

    （2）会计科目名称

    从会计软件的要求来看，企业所使用的会计科目的名称可以是汉字、英文字母、数字等符号，但不能为空。

    （3）会计科目类型

    按照国家统一的会计准则制度要求，会计科目按其性质划分为资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类共六种类型。用户可以选择一级会计科目所属的科目类型。如果增加的是二级或其以下会计科目，则系统将自动与其一级会计科目类型保持一致，用户不能更改。

    （4）账页格式

    用于定义该会计科目在账簿打印时的默认打印格式。一般可以分为普通三栏式、数量金额式、外币金额式等格式。当会计科目有数量核算时，账簿格式设置为“数量金额式”；当会计科目有外币核算要求时，账簿格式设置为“外币金额式”。

    （5）外币核算

    用于设定该会计科目核算是否有外币核算。

    （6）数量核算

    用于设定该会计科目是否有数量核算。如果有数量核算，则需设定数量计量单位。

    （7）余额方向

    用于定义该会计科目余额默认的方向。一般情况下，资产类、成本类、费用类会计科目的余额方向为借方，负债类、权益类、收入类会计科目的余额方向为贷方。

    （8）辅助核算性质

    用于设置会计科目是否有辅助核算。辅助核算的目的是实现对会计数据的多元分类核算，为企业提供多样化的信息。辅助核算一般包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等。辅助核算一般设置在末级科目上。某一会计科目可以同时设置多种相容的辅助核算。

    （9）日记账和银行账

    用于设置会计科目是否有日记账、银行账核算要求。

    第三节  账务处理模块的应用

    一、账务处理模块初始化工作

    （一）设置控制参数

    在会计软件运行之前，企业应该根据国家统一的会计准则制度和内部控制制度来选择相应的运行控制参数，以符合
企业核算的要求。在账务处理模块中，常见的参数设置包括：凭证编号方式、是否允许操作人员修改他人凭证、凭证是否必须输入结算方式和结算号、现金流量科目是否必须输入现金流量项目、出纳凭证是否必须经过出纳签字、是否对资金及往来科目实行赤字提示等。

    （二）录入会计科目初始数据

    会计科目初始数据录入是指第一次使用账务处理模块时，用户需要在开始日常核算工作前将会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中。

    1.录入会计科目期初余额

    在系统中一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级会计科目自动汇总生成上级会计科目的期初余额。如果会计科目设置了数量核算，用户还应该输入相应的数量和单价；如果会计科目设置了外币核算，用户应该先录入本币余额，再录入外币余额；如果会计科目设置了辅助核算，用户应该从辅助账录入期初明细数据，系统会自动汇总并生成会计科目的期初余额。

    在期初余额录入完毕后，用户应该进行试算平衡，以检查期初余额的录入是否正确。一般情况下，由于初始化的工作量较大，在日常业务发生时可能初始化工作仍然没有完成，因此即使试算报告提示有误，仍可以输入记账凭证，但是不能记账。

    2.录入会计科目本年累计发生额

    用户如在会计年度初建账，只需将各个会计科目的期初余额录入到系统中即可；用户如在会计年度中建账，则除了需要录入启用月份的月初余额外，还需录入本年度各会计科目截止上月份的累计发生额。系统一般能根据本月月初数和本年度截止上月份的借、贷方累计发生数，自动计算出本会计年度各会计科目的年初余额。

    二、账务处理模块日常处理

    （一）凭证管理

    1.凭证录入

    （1）凭证录入的内容

    凭证录入的内容包括凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数、摘要、会计科目、发生金额、制单人等。用户应该确保凭证录入的完整、准确。另外，对于系统初始设置时已经设置为辅助核算的会计科目，在填制凭证时，系统会弹出相应的窗口，要求根据科目属性录入相应的辅助信息；对于设置为外币核算的会计科目，系统会要求输入外币金额和汇率；对于设置为数量核算的会计科目，系统会要求输入该会计科目发生的数量和交易的单价。

    （2）凭证录入的输入校验

    在凭证实时校验时，系统会对凭证内容的合法性进行校验。校验的内容包括：

    ①会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目；

    ②会计科目是否为末级科目；

    ③会计科目是否符合凭证的类别限制条件；

    ④发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等” 的记账凭证要求；

    ⑤凭证必填内容是否填写完整；

    ⑥手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。

    2.凭证修改

    （1）凭证修改的内容

    凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目、金额及方向等。凭证类别、编号不能修改，制单日期的修改也会受到限制。在对凭证进行修改后，系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对凭证内容进行检查，只有满足了校验条件后，才能进行保存。

    （2）凭证修改的操作控制

    ①修改未审核或审核标错的凭证

    对未审核的凭证或审核标错的凭证，可以由填制人直接进行修改并保存。审核标错的凭证在修改正确后，出错的标记将会消失。

    ②修改已审核而未记账的凭证

    经过审核人员审核，并已签章而未记账的凭证，如果存

在错误需要修改，应该由审核人员首先在审核模块中取消对该凭证的审核标志，使凭证恢复到未审核状态，然后再由制单人员对凭证进行修改。

    ③修改已经记账的凭证

    会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、会计科目和操作人的修改功能。

    ④修改他人制作的凭证

    如果需要修改他人制作的凭证，在账务处理模块参数设置中需要勾选允许修改他人凭证的选项，修改后凭证的制单人将显示为修改凭证的操作人员。如果参数设置中选择不允许修改他人凭证，该功能将不能被执行。

    3.凭证审核

    （1）凭证审核功能

    审核凭证是指审核人员按照国家统一会计准则制度规定，对于完成制单的记账凭证的正确性、合规合法性等进行检查核对，审核记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符，记账凭证的编制是否符合规定，所附单据是否真实、完整等。

    （2）凭证审核的操作控制

    ①审核人员和制单人员不能是同一人；

    ②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；
    ③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行；

    ④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账；

    4.凭证记账

    （1）记账功能

    在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。

    （2）记账的操作控制

    ①期初余额不平衡、不能记账；

    ②上月未结账，本月不可记账；

    ③未被审核的凭证不能记账；

    ④一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账

    ⑤记账过程中，不应人为终止记账。

    5.凭证查询

    在会计业务处理过程中，用户可以查询符合条件的凭证，以便随时了解经济业务发生的情况。

    （二）出纳管理

出纳主要负责现金和银行存款的管理。出纳管理的主要工作包括：现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管

理，支票管理，进行银行对账并输出银行存款余额调节表。

    1.现金日记账、银行存款日记账及资金日报表的管理

    出纳对现金日记账和银行存款日记账的管理包括查询和输出现金及银行存款日记账。

    资金日报表以日为单位，列示现金、银行存款科目当日累计借方发生额和贷方发生额，计算出当日的余额，并累计当日发生的业务笔数，对每日的资金收支业务、金额进行详细汇报。出纳对资金日报表的管理包括查询、输出或打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额，以及发生的业务量等信息。

    2.支票管理

    支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。

    （1）支票购置

    支票购置是指对从银行新购置的空白支票进行登记操作。登记的内容包括购置支票的银行账号、购置支票的支票规则、购置的支票类型、购置日期等。

    （2）支票领用

    支票领用时应登记详细的领用记录，包括领用部门、领用人信息、领用日期、支票用途、支票金额、支票号、备注等。

    （3）支票报销

    对已领用的支票，在支付业务处理完毕后，应进行报销
处理。会计人员应填制相关记账凭证，并填入待报销支票的相关信息，包括支票号、结算方式、签发日期、收款人名称、付款金额等。

    3.银行对账

    银行对账是指在每月月末，企业的出纳人员将企业的银行存款日记账与开户银行发来的当月银行存款对账单进行逐笔核对，勾对已达账项，找出未达账项，并编制每月银行存款余额调节表的过程。

    会计软件中执行银行对账功能，具体步骤包括：银行对账初始数据录入、本月银行对账单录入、对账、银行存款余额调节表的编制等。

    （1）银行对账初始数据录入

    在首次启用银行对账功能时，需要事先录入账务处理模块启用日期前的银行和企业账户余额及未达账项，即银行对账的初始数据。从启用月份开始，上月对账的未达账项将自动加入到以后月份的对账过程中。

    （2）银行对账单录入

    对账前，必须将银行对账单的内容录入到系统中。录入的对账单内容一般包括入账日期、结算方式、结算单据字号、借方发生额、贷方发生额，余额由系统自动计算。

    （3）对账

    在会计电算化环境下，系统提供自动对账功能，即系统

根据用户设置的对账条件进行逐笔检查，对达到对账标准的记录进行勾对，未勾对的即为未达账项。

    系统进行自动对账的条件一般包括：业务发生的日期、结算方式、结算票号、发生金额相同等。其中，发生金额相同是对账的基本条件，对于其他条件，用户可以根据需要自定义选择。

    除了自动对账外，系统一般还提供手工对账功能。特殊情况下，有些已达账项通过设置的对账条件系统无法识别，这就需要出纳人员通过人工识别进行勾对。

    （4）余额调节表的编制

    对账完成后，系统根据本期期末的银行存款日记账的余额、银行对账单的余额对未达账项进行调整，自动生成银行存款余额调节表。调整后，银行存款日记账和银行对账单的余额应该相等。用户可以在系统中查询余额调节表，但不能对其进行修改。

    （三）账簿查询

    1.科目账查询

    （1）总账查询

    用于查询各总账科目的年初余额、各月期初余额、发生额合计和期末余额。总账查询可以根据需要设置查询条件，如会计科目代码、会计科目范围、会计科目级次、是否包含未记账凭证等。在总账查询窗口下，系统一般允许联查当前

会计科目当前月份的明细账。

    （2）明细账查询

    用于查询各账户的明细发生情况，用户可以设置多种查询条件查询明细账，包括会计科目范围、查询月份、会计科目代码、是否包括未记账凭证等。在明细账查询窗口下，系统一般允许联查所选明细事项的记账凭证及联查总账。

    （3）余额表

    用于查询统计各级会计科目的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额等。用户可以设置多种查询条件。利用余额表可以查询和输出总账科目、明细科目在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额；可以查询和输出某会计科目范围在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额；可以查询和输出包含未记账凭证在内的最新发生额及期初余额和期末余额。

    （4）多栏账

    多栏账即多栏式明细账，用户可以预先设计企业需要的多栏式明细账，然后按照明细科目保存为不同名称的多栏账。查询多栏账时，用户可以设置多种查询条件，包括多栏账名称、月份、是否包含未记账凭证等。

    （5）日记账

    用于查询除现金日记账、银行日记账之外的其他日记账。用户可以查询输出某日所有会计科目（不包括现金、银

行存款会计科目）的发生额及余额情况。用户可以设置多种查询条件，包括查询日期、会计科目级次、会计科目代码、币别、是否包含未记账凭证等。

    2.辅助账查询

    辅助账查询一般包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算的辅助总账、辅助明细账查询。在会计科目设置时，如果某一会计科目设置多个辅助核算，则在输出时会提供多种辅助账簿信息。

    三、账务处理模块期末处理

    账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账等。

    （一）自动转账

    自动转账是指对于期末那些摘要、借贷方会计科目固定不变，发生金额的来源或计算方法基本相同，相应凭证处理基本固定的会计业务，将其既定模式事先录入并保存到系统中，在需要的时候，让系统按照既定模式，根据对应会计期间的数据自动生成相应的记账凭证。自动转账的目的在于减少工作量，避免会计人员重复录入此类凭证，提高记账凭证录入的速度和准确度。

    1.自动转账的步骤

    （1）自动转账定义

    自动转账定义是指对需要系统自动生成凭证的相关内容进行定义。在系统中事先进行自动转账定义，设置的内容一般包括：编号、凭证类别、摘要、发生会计科目、辅助项目、发生方向、发生额计算公式等。

    （2）自动转账生成

    自动转账生成是指在自动转账定义完成后，用户每月月末只需要执行转账生成功能，即可快速生成转账凭证，并被保存到未记账凭证中。

    用户应该按期末结转的顺序来执行自动转账生成功能。此外，在自动转账生成前，应该将本会计期间的全部经济业务填制记账凭证，并将所有未记账凭证审核记账。

    保存系统自动生成的转账凭证时，系统同样会对凭证进行校验，只有通过了系统校验的凭证才能进行保存。生成后的转账凭证将被保存到记账凭证文件中，制单人为执行自动转账生成的操作员。自动生成的转账凭证同样要进行后续的审核、记账。

    2.常用的自动转账功能

    （1）自定义转账

    自定义转账包括自定义转账定义和自定义转账生成。自定义转账定义允许用户通过自动转账功能自定义凭证的所有内容，然后用户可以在此基础上执行转账生成。

    （2）期间损益结转
    期间损益结转包括期间损益定义和期间损益生成，期间损益结转用于在一个会计期间结束时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。

    用户应该将所有未记账凭证审核记账后，再进行期间损益结转。在操作时需要设置凭证类别，一般凭证类别为转账凭证。执行此功能后，一般系统能够自动搜索和识别需要进行损益结转的所有科目（即损益类科目），并将它们的期末余额（即发生净额）转到本年利润科目中。

    （二）对账

    对账是指为保证账簿记录正确可靠，对账簿数据进行检查核对。对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。为了保证账证相符、账账相符，用户应该经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。只有对账正确，才能进行结账操作。

    （三）月末结账

    1.月末结账功能

    结账主要包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期的账务处理工作，并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。结账每个月只能进行一次。

    2.月末结账操作的控制

    结账工作必须在本月的核算工作都已完成，系统中数据

状态正确的情况下才能进行。因此，结账工作执行时，系统会检查相关工作的完成情况，主要包括：

    （1）检查本月记账凭证是否已经全部记账，如有未记账凭证，则不能结账；

    （2）检查上月是否已经结账，如上月未结账，则本月不能结账；

    （3）检查总账与明细账、总账与辅助账是否对账正确，如果对账不正确则不能结账；

    （4）对会计科目余额进行试算平衡，如试算不平衡将不能结账；

    （5）检查损益类账户是否已经结转到本年利润，如损益类科目还有余额，则不能结账；

    （6）当其他各模块也已经启用时，账务处理模块必须在其他各模块都结账后，才能结账。

    结账只能由具有结账权限的人进行。在结账前，最好进行数据备份，一旦结账后发现业务处理有误，可以利用备份数据恢复到结账前的状态。

    第四节  固定资产管理模块的应用

    一、固定资产管理模块初始化工作

    （一）设置控制参数

    1.设置启用会计期间

    启用会计期间是指固定资产管理模块开始使用的时间。固定资产管理模块的启用会计期间不得早于系统中该账套建立的期间。设置启用会计期间在第一次进入固定资产管理模块时进行。

    2.设置折旧相关内容

    设置折旧相关内容一般包括：是否计提折旧、折旧率小数位数等。

    如果确定不计提折旧，则不能操作账套内与折旧有关的功能。

    3.设置固定资产编码

    固定资产编码是区分每一项固定资产的唯一标识。

    （二）设置基础信息

    1.设置折旧对应科目

    折旧对应科目是指折旧费用的入账科目，资产计提折旧后必须设定折旧数据应归入哪个成本或费用科目。根据固定资产的使用状况，某一部门内的固定资产的折旧费用可以归集到一个比较固定的会计科目，便于系统根据部门生成折旧凭证。

    2.设置增减方式

    企业固定资产增加或减少的具体方式不同，其固定资产的确认和计量方法也不同。记录和汇总固定资产具体增减方式的数据也是为了满足企业加强固定资产管理的需要。

    固定资产增加的方式主要有：直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等。

    固定资产减少的方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。

    3.设置使用状况

    企业需要明确固定资产的使用状况，加强固定资产的核算和管理。同时，不同使用状况的固定资产折旧计提处理也有区别，需要根据使用状况设置相应的折旧规则。

    固定资产使用状况包括：在用、经营性出租、大修理停用、季节性停用、不需要和未使用。

    4.设置折旧方法

    设置折旧方法是系统自动计算折旧的基础。折旧方法通常包括:不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法等。系统一般会列出每种折旧方法的默认折旧计算公式，企业也可以根据需要，定义适合自己的折旧方法的名称和计算公式。

    5.设置固定资产类别

    固定资产种类繁多，规格不一，需建立科学的固定资产

分类体系。为强化固定资产管理，企业可根据自身的特点和管理方法，确定一个较为合理的固定资产分类方法。

    （三）录入原始卡片

    固定资产卡片是固定资产核算和管理的数据基础。在初始使用固定资产模块时，应该录入当期期初（即为上期期末）的固定资产数据，作为后续固定资产核算和管理的起始基础。固定资产卡片记录每项固定资产的详细信息，一般包括：固定资产编号、名称、类别、规格型号、使用部门、增加方式、使用状况、预计使用年限、残值率、折旧方法、开始使用日期、原值、累计折旧等。

    二、固定资产管理模块日常处理

    企业日常运营中，会发生固定资产相关业务，一般包括固定资产增加、减少、固定资产变动等。在每个会计期间，用户可在固定资产管理模块中对相关日常业务进行管理和核算。

    （一）固定资产增加

    固定资产增加是指企业购进或通过其他方式增加固定资产，应为增加的固定资产建立一张固定资产卡片，录入增加的固定资产的相关信息、数据。

    （二）固定资产减少

    固定资产减少业务的核算不是直接减少固定资产的价值，而是输入资产减少卡片，说明减少原因，记录业务的具
体信息和过程，保留审计线索。

    （三）固定资产变动

    固定资产变动业务包括价值信息变更和非价值信息变更两部分内容。

    1.价值信息的变更

    （1）固定资产原值变动

    固定资产使用过程中，其原值变动的原因一般包括：根据国家规定，对固定资产重新估价；增加补充设备或改良设备；将固定资产的一部分拆除；根据实际价值调整原来的暂估价值；发现原记录固定资产的价值有误等几种情况。

    （2）折旧要素的变更

    折旧要素的变更包括使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、累计折旧调整等。

    2.非价值信息变更

    固定资产非价值信息变更包括固定资产的使用部门变动、使用状况变动、存放地点变动等。

    （四）生成记账凭证

    设置固定资产凭证处理选项之后，固定资产管理模块对于需要填制记账凭证的业务能够自动完成记账凭证填制工作，并传递给账务处理模块。

    三、固定资产管理模块期末处理

    （一）计提折旧

    固定资产管理模块提供自动计提折旧的功能。初次录入固定资产原始卡片时，应将固定资产的原值、使用年限、残值（率）以及折旧计提方法等相关信息录入系统。在期末，系统利用自动计提折旧功能，对各项固定资产按照定义的折旧方法计提折旧，并将当期的折旧额自动累计到每项资产的累计折旧项目中，并减少固定资产账面价值。然后，系统将计提的折旧金额依据每项固定资产的用途归属到对应的成本、费用项目中，生成折旧分配表，并以此为依据，制作相应的记账凭证，并传递给账务处理模块。

    系统还可以提供折旧清单，显示所有应计提折旧的资产已计提折旧的信息。

    （二）对账

    固定资产管理模块对账功能主要是指与账务处理模块进行对账。对账工作主要是为了保证固定资产管理模块的资产价值、折旧、减值准备等与账务处理模块中对应科目的金额相一致。

    （三）月末结账

    用户在固定资产管理模块中完成本月全部业务和生成记账凭证并对账正确后，可以进行月末结账。

    （四）相关数据查询

    固定资产管理模块提供账表查询功能，用户可以对固定资产相关信息按照不同标准进行分类、汇总、分析和输出，以满足各方面管理决策的需要。

    第五节  工资管理模块的应用

    一、工资管理模块初始化工作

    （一）设置基础信息

    1.设置工资类别

    工资类别用于对工资核算范围进行分类。企业一般可按人员、部门或时间等设置多个工资类别。

    2.设置工资项目

    设置工资项目是计算工资的基础，包括工资项目名称、类型、数据长度、小数位数等。

    3.设置工资项目计算公式

    设置工资项目计算公式是指企业根据其财务制度，设置某一工资类别下的工资计算公式。

    4.设置工资类别所对应的部门

    设置工资类别所对应的部门后，可以按部门核算各类人员工资，提供部门核算资料。

    5.设置所得税

    为了计算与申报个人所得税，需要对个人所得税进行相

应的设置。设置内容具体包括：基本扣减额、所得项目、累进税率表等。

    6.设置工资费用分摊

    企业在月内发放的工资，不仅要按工资用途进行分配，而且需要按工资一定比例计提某些费用。为此系统提供设置计提费用种类和设置相应科目的功能。

    （二）录入工资基础数据

    第一次使用工资管理模块必须将所有人员的基本工资数据录入计算机。

    由于工资数据具有来源分散等特点，工资管理模块一般提供以下数据输入方式：

    （1）单个记录录入。选定某一特定员工，输入或修改其工资数据。

    （2）成组数据录入。先将工资项目分组，然后按组输入。

    （3）按条件成批替换。对符合条件的某些工资项，统一替换为一个相同的数据。

    （4）公式计算。适用于有确定取数关系的数据项。

    （5）从外部直接导入数据。指通过数据接口将工资数据从车间、人事、后勤等外部系统导入工资管理模块。

    二、工资管理模块日常处理

    （一）工资计算

    1.工资变动数据录入

    工资变动是指对工资可变项目的具体数额进行修改，以及对个人的工资数据进行修改、增删。工资变动数据录入是指输入某个期间内工资项目中相对变动的数据，如奖金、请假扣款等。

    2.工资数据计算

    工资数据计算是指按照所设置的公式计算每位员工的工资数据。

    （二）个人所得税计算

    工资管理模块提供个人所得税自动计算功能，用户可以根据政策的调整，定义最新的个人所得税税率表，系统可以自动计算个人所得税。

    （三）工资分摊

    工资分摊是指对当月发生的工资费用进行工资总额的计算、分配及各种经费的计提，并自动生成转账凭证传递到账务处理模块。工资费用分摊项目一般包括应付工资、应付福利费、职工教育经费、工会经费、各类保险等。

    （四）生成记账凭证

    根据工资费用分摊的结果及设置的借贷科目，生成记账凭证并传递到账务处理模块。

    三、工资管理模块期末处理

    （一）期末结账

    在当期工资数据处理完毕后，需要通过期末结账功能进入下一个期间。系统可以对不同的工资类别分别进行期末结账。

    （二）工资表的查询输出

    工资数据处理结果最终通过工资报表的形式反映，工资管理模块提供了主要的工资报表，报表的格式由会计软件提供，如果对报表提供的固定格式不满意，用户也可以自行设计。

    1.工资表

    工资表主要用于对本月工资发放和统计，包括工资发放表、工资汇总表等。用户可以对系统提供的工资表进行修改，使报表格式更符合企业的需要。

    2.工资分析表

    工资分析表是以工资数据为基础，对按部门、人员等方式分类的工资数据进行分析和比较，产生各种分析表，供决策人员使用。

    第六节  应收管理模块的应用

    一、应收管理模块初始化工作

    （一）控制参数和基础信息的设置

    1.控制参数的设置

    （1）基本信息的设置

    主要包括企业名称、银行账号、启用年份与会计期间设置。

    （2）坏账处理方式设置

    企业应当按期估计坏账损失，计提坏账准备，当某一应收款项全部确认为坏账时，应根据其金额冲减坏账准备，同时转销相应的应收款项金额。

    在账套使用过程中，如果当年已经计提过坏账准备，则坏账处理方式这一参数不能更改；如确需更改的，只能在下一年修改。

    （3）应收款核销方式的设置

    应收款核销是确定收款与销售发票、应收单据之间对应关系的操作，即指明每一次收款是哪几笔销售业务款项。应收管理模块一般提供按单据、按存货等核销方式。

    （4）规则选项

    应收管理模块的规则选项一般包括：核销是否自动生成凭证、预收冲应收是否生成转账凭证等。

    2.基础信息的设置

    （1）设置会计科目

    设置会计科目是指定义应收管理模块凭证制单所需的基本科目。

    （2）设置对应科目的结算方式

    设置对应科目的结算方式即设置对应科目的收款方式，主要包括现金、支票、汇票等。

    （3）设置账龄区间

    设置账龄区间是指为进行应收账款账龄分析，根据欠款时间，将应收账款划分为若干等级，以便掌握客户欠款时间的长短。

    （二）期初余额录入

    初次使用应收管理模块时，要将系统启用前未处理完的所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等数据录入到系统，以便以后的核销处理。一般包括初始单据、初始票据、初始坏账的录入。

    当第二年度处理时，应收管理模块自动将上年未处理完的单据转为下一年的期初余额。

    二、应收管理模块日常处理

    （一）应收处理

    1.单据处理

    （1）应收单据处理

    企业的应收款来源于销售发票（包括专用发票、普通发票）和其他应收单。如果应收管理模块与销售管理模块同时使用，则销售发票必须在销售管理模块中填制，并在审核后自动传递给应收管理模块，在应收管理模块中只需录入未计入销售货款和税款的其他应收单数据（如代垫款项、运输装卸费、违约金等）；企业如果不使用销售管理模块，则全部业务单据都必须在应收管理模块中录入。

    应收管理模块具有销售发票与其他应收单的新增、修改、删除、查询、预览、打印、制单、审核记账以及其他处理功能。

    （2）收款单据处理

    收款单据用来记录企业收到的客户款项。收款单据处理主要是对收款单和预收单进行新增、修改、删除等操作。

    （3）单据核销

    单据核销主要用于建立收款与应收款的核销记录，加强往来款项的管理，同时核销日期也是账龄分析的重要依据。

    2.转账处理

    （1）应收冲应收

    应收冲应收是指将一家客户的应收款转到另一家客户中。通过将应收款业务在客户之间转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客户间入错户和合并户等问题。
    （2）预收冲应收

    预收冲应收用于处理客户的预收款和该客户应收欠款的转账核销业务。

    （3）应收冲应付

    应收冲应付是指用某客户的应收款冲抵某供应商的应付款项。通过应收冲应付，将应收款业务在客户和供应商之间进行转账，实现应收业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。

    （二）票据管理

    票据管理用来管理企业销售商品、提供劳务收到的银行承兑汇票或商业承兑汇票。对应收票据的处理主要是对应收票据进行新增、修改、删除及收款、退票、背书、贴现等操作。

    （三）坏账处理

    1.坏账准备计提

    坏账准备计提是系统根据用户在初始设置中选择的坏账准备计提方法，自动计算坏账准备金额，并按用户设置的坏账准备科目，自动生成一张计提坏账的记账凭证。

    2.坏账发生

    用户选定坏账单据并输入坏账发生的原因、金额后，系统将根据客户单位、单据类型查找业务单据，对所选的单据进行坏账处理，并自动生成一张坏账损失的记账凭证。

    3.坏账收回

    坏账收回是指已确认为坏账的应收账款又被收回。一般处理方法是：当收回一笔坏账时，先填制一张收款单，其金额即为收回坏账的金额；然后根据客户代码查找并选择相应的坏账记录，系统自动生成相应的坏账收回记账凭证。

    （四）生成记账凭证

    应收管理模块为每一种类型的收款业务编制相应的记账凭证，并将凭证传递到账务处理模块。

    三、应收管理模块期末处理

    （一）期末结账

    当月业务全部处理完毕，在销售管理模块月末结账的前提下，可执行应收管理模块的月末结账功能。

    （二）应收账款查询

    应收账款查询包括单据查询和账表查询。单据查询主要是对销售发票和收款单等单据的查询；账表查询主要是对往来总账、往来明细账、往来余额表的查询，以及总账、明细账、单据之间的联查。

    （三）应收账龄分析

    账龄分析主要是用来对未核销的往来账余额、账龄进行分析，及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。

    第七节  应付管理模块的应用

    一、应付管理模块初始化工作

    （一）控制参数和基础信息的设置

    1.控制参数设置

    （1）基本信息的设置

    主要包括企业名称、银行账号、启用年份与会计期间设置。

    （2）应付款核销的设置

    应付款核销是确定付款与采购发票、应付单据之间对应关系的操作，即指明每一次付款是哪几笔采购业务款项。应付管理模块一般提供按单据、按存货等核销方式。

    （3）规则选项

    应付管理模块规则选项一般包括：核销是否自动生成凭证、预付冲应付是否生成转账凭证等。

    2.基础信息设置

    （1）设置会计科目

    设置会计科目是指定义应付管理模块凭证制单所需的基本科目，如应付科目、预付科目、采购科目、税金科目等。

    （2）设置对应科目的结算方式

    设置对应科目的结算方式即设置对应科目的付款方式，主要包括现金、支票、汇票等。

    （3）设置账龄区间

    设置账龄区间是指为进行应付账款账龄分析，根据欠款时间，将应付账款划分为若干等级，以便掌握对供应商的欠款时间长短。

    （二）期初余额录入

    初次使用应付管理模块时，要将系统启用前未处理完的所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据录入到系统中，以便以后进行核销处理。

    当第二年度处理时，系统会自动将上年未处理完的单据转为下一年的期初余额。

    二、应付管理模块日常处理

    （一）应付处理

    1.单据处理

    （1）应付单据处理

    企业的应付款来源于采购发票（包括专用发票、普通发票）和其他应付单。如果应付管理模块与采购管理模块同时使用，采购发票必须在采购管理模块中填制，并在审核后自动传递给应付管理模块，应付管理模块中只需录入未计入采购货款和税款的其他应付单数据。企业如果不使用采购管理模块，则全部业务单据都必须在应付管理模块中录入。

    应付管理模块具有对采购发票与其他应付单的新增、修改、删除、查询、预览、打印、制单、审核记账以及其他处理功能。
    （2）付款单据处理

    付款单据用来记录企业支付给供应商的款项。付款单据处理主要包括对付款单和预付单进行新增、修改、删除等操作。

    （3）单据核销

    单据核销主要用于建立付款与应付款的核销记录，加强往来款项的管理，同时核销日期也是账龄分析的重要依据。

    2.转账处理

    （1）应付冲应付

    应付冲应付是指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中。通过将应付款业务在供应商之间转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同供应商间入错户和合并户等问题。

    （2）预付冲应付

    预付冲应付用于处理供应商的预付款和对该供应商应付欠款的转账核销业务。

    （3）应付冲应收

    应付冲应收是指用某供应商的应付款，冲抵某客户的应收款项。通过应付冲应收，将应付款业务在供应商和客户之间进行转账，实现应付业务的调整，解决应付债务与应收债权的冲抵。

    （二）票据管理

    票据管理用来管理企业因采购商品、接受劳务等而开出的商业汇票，包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。对应付票据的处理主要是对应付票据进行新增、修改、删除及付款、退票等操作。

    （三）生成记账凭证

    应付管理模块为每一种类型的付款业务编制相应的记账凭证，并将记账凭证传递到账务处理模块。

    三、应付管理模块期末处理

    （一）期末结账

    当月业务全部处理完毕，在采购管理模块月末结账的前提下，可执行应付管理模块的月末结账功能。

    （二）应付账款查询

    应付账款查询包括单据查询和账表查询。单据查询主要是对采购发票和付款单等单据的查询；账表查询主要是对往来总账、往来明细账、往来余额表的查询，以及总账、明细账、单据之间的联查。

    （三）应付账龄分析

    账龄分析主要是用来对未核销的往来账余额、账龄进行分析，及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。

    第八节  报表管理模块的应用

    一、报表数据来源

    （一）手工录入

    报表中有些数据需要手工输入，例如资产负债表中“一年内到期的非流动资产”和“一年内到期的非流动负债”需要直接输入数据。

    （二）来源于报表管理模块其他报表

    会计报表中，某些数据可能取自某会计期间同一会计报表的数据，也可能取自某会计期间其他会计报表的数据。

    （三）来源于系统内其他模块

    会计报表数据也可以来源于系统内的其他模块，包括账务处理模块、固定资产管理模块等。

    二、报表管理模块应用基本流程

    （一）格式设置

    报表格式设置的具体内容一般包括：定义报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义单元属性、定义组合单元、设置关键字等。

    1.定义报表尺寸

    定义报表尺寸是指设置报表的行数和列数。可事先根据要定义的报表大小，计算该表所需的行列，然后再进行设置。

    2.定义行高和列宽

    设置行高、列宽应以能够放下本表中最高数字和最宽数

据为原则，否则在生成报表时，会产生数据溢出的错误。

    3.画表格线

    为了满足查询打印的需要，在报表尺寸设置完毕、报表输出前，还需要在适当的位置上画表格线。

    4.定义单元属性

    定义单元属性包括设置单元类型及数据格式、数据类型、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。

    5.定义组合单元

    把几个单元作为一个单元来使用即为组合单元。所有针对单元的操作对组合单元同样有效。

    （二）公式设置

    在报表中，由于各报表的数据间存在着密切的逻辑关系，所以报表中各数据的采集、运算需要使用不同的公式。报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。

    1.计算公式

    计算公式是指对报表数据单元进行赋值的公式，是必须定义的公式。计算公式的作用是从账簿、凭证、本表或他表等处调用、运算所需要的数据，并填入相关的单元格中。

    2.审核公式

    审核公式用于审核报表内或报表间的数据勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。

    审核公式由关系公式和提示信息组成。审核公式把报表

中某一单元或某一区域与另外某一单元或某一区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来。

    3.舍位平衡公式

    舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整后调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成以“万元”为单位的报表数据，表中的平衡关系仍然成立。舍位平衡公式不是必须定义的。

    （三）数据生成

    报表公式定义完成后，或者在报表公式未定义完需要查看报表数据时，将报表切换到显示数据的状态，就生成了报表的数据。

    （四）报表文件的保存

    对于新建的报表文件，用户需要对其进行保存。

    （五）报表文件的输出

    会计报表输出是报表管理系统的重要功能之一。会计报表按输出方式的不同，通常分为：屏幕查询输出、图形输出、磁盘输出、打印输出和网络传送等五种类型。

    1.屏幕查询输出

    报表屏幕查询输出简称为查询输出，又称屏幕输出、屏幕显示、显示输出，是最为常见的一种输出方式。

    2.图形输出

    根据报表的数据生成图形时，系统会显示与会计报表数

据有关的图形，便于分析会计报表。

    3.磁盘输出

    一般指将报表以文件的形式输出到磁盘，以便上报下传。

    4.打印输出

    打印输出是指将编制出来的报表以纸介质的形式表现出来。

    不同的会计报表，打印输出的要求不同。其中，库存现金日记账、银行存款日记账需要每日打印，资产负债表、利润表等月报要求每月打印。

    5.网络传送

    网络传送方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。

    三、利用报表模板生成报表

    报表管理模块通常提供按行业设置的报表模板，为每个行业提供若干张标准的会计报表模板，以便用户直接从中选择合适的模板快速生成固定格式的会计报表。用户不仅可以修改系统提供报表模板中的公式，而且可以生成、调用自行设计的报表模板。